Aujourd’hui les structures informatiques sont de plus en plus complexes à gérer et à maitriser, et cela, pas seulement pour les grandes entreprises. Il en va de même pour les PME, mais lorsque les grandes entreprises disposent d’une équipe informatique à demeure, les PMEs doivent souvent se contenter d’un prestataire externe ou encore d’un spécialiste informatique « freelance ».

Dans la plupart des cas, cette situation n’est pas satisfaisante pour les PME, le niveau de service reçu ne correspond pas au besoin réel. Les PME font contre mauvaise fortune bon cœur et souvent acceptent cette situation avec une dose de fatalité pensant qu’il ne leur est pas possible d’obtenir mieux.

La conduite d’un état des lieux de la structure informatique qui regroupe l’architecture matérielle et le paquet de processus et procédures d’une PME présente plusieurs avantages distincts :

• identifier la cause d’un dysfonctionnement récurrent
• isoler une zone à risque, par exemple une sauvegarde régulière qui omet systématiquement une partie des données vitales
• optimiser la structure matérielle ou logicielle
• actualiser l’environnement avec du nouveau matériel ou de nouvelles procédure amenant une économie d’échelle au niveau des coûts d’exploitation
• analyser le niveau de service du prestataire ou du spécialiste, lorsque ce niveau de service existe
• analyser les contrats existants et optimiser leurs termes et conditions
• identifier le matériel hors contrat de maintenance ou encore l’obsolescence de certains éléments de l’infrastructure
• d’analyser le niveau de sécurité de la configuration et d’identifier les risques qui y sont liés

Au terme de l’état des lieux, il sera ainsi possible à la PME :

• de comprendre son environnement et d’en apprécier les tenants et aboutissant, vision claire l’état global du système d’information
• d’identifier les forces et faiblesses ainsi que les risques et opportunités
• de mettre en évidence les zones redondantes qui pourraient représenter un coût supplémentaire inutile
• de disposer d’un meilleur contrôle sur l’exploitation de sa configuration informatique
• de disposer des éléments nécessaires en vue de procéder à une optimisation de la structure globale, ceci inclut également le confort de travail des utilisateurs
• d’aligner la structure et les processus informatiques avec la stratégie d’entreprise
• de disposer de tous les éléments nécessaires à une prise de décision sur les orientations futures afin de négocier le virage du changement digital
• de combler les lacunes de sécurité
• d’assurer une pérennité de fonctionnement lui permettant de se concentrer sur son activité métier

Phase 1 - Etat des Lieux

La conduite de l’état des lieux débouchant sur la production d’un rapport circonstancié décrivant l’état à un instant « T » de l’environnement informatique. Le déroulement de l’état des lieux qui se déroule sur une journée regroupe :

• la préparation du périmètre de l’analyse incluant la mise à disposition préalable d’un questionnaire général et un entretien de circonstance avec la direction générale
• la rédaction du rapport incluant :

• Une analyse de type "SWOT" qui va analyser les forces, faiblesses, opportunités et menaces éventuelles.
• Une cartographie du système d’information et des procédures identifiées
• Une analyse des éléments contractuels et du niveau de service

• une présentation du rapport à la direction générale. A cet instant la direction générale peut décider de poursuivre avec le 2ème phase décrits ci-après.

Phase 2 - Préconisations

A la suite de la conduite de l’état des lieux, une PME peut également souscrire à un la production d’un rapport de synthèse incluant :

• Propositions et suggestions d’amélioration comprenant les zones à risque liées à la sécurité
• Un plan d’actions détaillé des actions à entreprendre pour amener le niveau d’exploitation en symétrie avec les besoins réels de l’entreprise
• Une feuille de route (roadmap) pour garantir la pérennité dans le temps des services informatique
• La présentation d’un budget informatique global comprenant les coûts liés à l’amélioration ainsi qu’aux actions récurrentes pour assurer une exploitation du système d’information sans incidents
• Un planning reprenant les éléments précités et présentant les différentes actions à entreprendre sur une ligne de temps (quoi, quand, où, avec qui).