Gestion des contrats | Votre expert IT
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Gestion des contrats

De plus en plus les entreprises cherchent à contenir leur coûts de production et, par conséquent, les coûts liés à leur gestion informatique. Une structure informatique efficace se doit de fonctionner sans incidents globalement 24 heures sur 24. Pour ce faire, la structure informatique doit reposer sur des bases solides où aucun détail ne doit être laissé au hasard. Cela implique une gestion rigoureuse des nombreux contrats régissant l’environnement informatique de l’entreprise, contrats de services, contrats liés au matériel, contrats de maintenance, contrats de garantie, etc.

Pour être efficace et répondre parfaitement aux besoins réels d’une entreprise en maitrisant exactement ses coût, une structure informatique est principalement gérée par des contrats. La gestion de ces contrats est souvent laissée au second plan et la qualité du niveau de service s’en fait rapidement sentir, ne pas connaitre précisément les conditions générales, ne pas connaitre les échéances, ne pas connaitre les termes de renouvellement, ne pas connaitre les termes de renonciations, etc.

La gestion des contrats est couteuse en temps, et, dans la plupart des cas, le responsable informatique n’est pas rompu à cet exercice, manque de compétences contractuelles, manque de temps. Cette situation peut rapidement générer des coûts supplémentaires au niveau de le gestion informatique qui pourraient aisément être évités.
Alrix gestion des contrats
A chaque fois qu’un contrat est conclu avec une société ou une entité professionnelle, une entreprise ouvre la porte à une situation de risques potentiels. Les contrats sont des documents complexes qui réclament une gestion constante durant leur cycle de vie entier afin de limiter au maximum ces risques potentiels. Il faut s’assurer que les termes et conditions reflètent exactement les besoins de l’entreprise et ne nuisent à aucune des 2 parties.

AlriX Consulting vous aide dans la gestion de vos contrats en maitrisant les étapes à suivre pour limiter les risque financiers et légaux, et, également, pour s’assurer que votre environnement informatique est géré conformément aux contenus desdits contrats. Cela comprend les aspects suivants :
    la mise en place de condition contractuelles suite à l’adjudication d’un projet à un prestataire

    la mise en place d’une procédure de contrôle de gestion afin de s’assurer que le livraison d’un projet et la gestion matérielle respectent tous les aspects contractuels
La dénomination de chacune des 5 phases énumérées précédemment peut varier d’une entreprise à une autre, mais il est important de noter que l’aboutissement avec succès du déroulement d’un projet est étroitement lié au respect scrupuleux de chacune des 5 phases.
Tandis que l’approche de gestion du cycle de vie ne pose aucun problème pour des projets de taille réduites, il n’en va pas de même avec des projets de grande taille dont la complexité est proportionnelle à leur envergure. Dans ce cas il est important d’étudier soigneusement toutes les composantes du projet en ne négligeant aucun détail afin de couvrir au maximum les risques et les incertitudes relatifs au projet.
>> Objectifs
Lors de la mise en place d’un ensemble de documents contractuels (contrat cadre, de projet, spécifique, annexe et d’amendement), il y a lieu de définir également dans le détail les conditions du service qui devra être fourni (niveau de service, niveau de gestion des opérations, énoncés des travaux, index de performances et de mesures et rapport de gestion). Dans la phase de surveillance, un contrôle régulier est effectué pour garantir que la livraison des services est conforme aux différents niveaux de services et index définis dans l’étape précédente. Une analyse du rapport de gestion périodique est exécutée, et le cas échéant, le rapport est discuté avec le prestataire de service.

Dans un deuxième temps il est important de recenser les contrats existants et d’opérer une analyse dans le fond des détails définissant les différents contrats. Cela permet, entre autres, de détecter des redondances, il arrive quelquefois que des contrats couvrent les mêmes aspects, le contrôle et la rectification de ces redondances permet une optimisation des coûts. L’analyse permet également de faire apparaitre certains points essentiels qui ne seraient couverts par aucun contrat, cela permet de limiter ou de faire disparaitre un risque de gestion qui pourrait avoir des conséquences couteuses pour votre entreprise.

Alrix Consulting vous aide à négocier les termes et conditions légales et financières de vos nouveaux contrats en apportant son expertise et expérience acquis durant de nombreuses années de pratique tant sur le plan des prestataires informatique que sur le plan des entreprise clientes. Alrix Consulting vous aide également dans la démarche de renégociation de vos contrats existant arrivant à échéance et devant être renouvelés. En d’autres termes, Alrix Consulting vous garantit de porter l’attention nécessaire à la gestion de tous les points composant le cycle de vie de vos contrats.
>> Résultats
En termes de résultats, le plus important est l’assurance d’être au bénéfice d’une couverture contractuelle qui s’étend à tous les éléments de votre environnement informatique sans avoir à mener une gestion couteuse en termes de coûts et de temps. Cela se traduit par un meilleur contrôle et une limitation des risques. La gestion des contrats permet une identification précises des détails composant les contrats et en délimite ainsi le périmètre exact.

En terme financier, on est également en droit de s’attendre à une optimisation financière en révélant une visibilité précises et accrue des contenus des contrats. Une renégociation des contrats ainsi que l’identification des redondances vous permettent de réaliser des économies se révélant conséquentes dans certains cas.

Enfin, un point essentiel est de s’assurer une efficacité de gestion et une productivité à l’abris des incidents. En effet, un contrôle des contenus des contrats permet de dégager à temps les échéances, les niveaux de services attendus et le périmètre des opérations avec exactitude.
ADRESSE
ALRIX Consulting
Rue Le-Corbusier 10
1208 Genève
SUISSE

Tel . +41 22 548 10 30
Fax. +41 22 518 61 93
IDE - CHE-387.530.922
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Général :
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